1. 目的・参加対象・承認者を決める
歓送迎会、部署懇親会、全社宴会など開催目的を一文で整理し、参加対象と予定人数を決めます。あわせて、見積りを確認する人と最終承認者を社内で明確にします。
- 開催目的
- 参加対象と予定人数
- 見積確認者
- 最終承認者
2. 予算上限と見積範囲をそろえる
1名あたりの予算だけでなく、料理、ドリンク、会場費、配送・設営費のどこまでを社内予算に含めるかを先に決めます。料理は1名3,000円・4,000円・5,000円、フリードリンクは1名1,500円で、会場費・配送費・設営費は条件により個別見積りです。
3. 社内締切と見積りの版を管理する
参加回答の締切、アレルギー確認の締切、社内承認の締切を分けて記録します。人数や内容を変更して再見積りを受けた場合は、作成日と版を付け、どの見積りが承認対象かを明確にします。
- 参加回答の締切
- 食事制限の確認締切
- 社内承認の締切
- 見積作成日と版
4. 正式発注を記録に残す
最終見積りと開催条件を確認し、メールまたは指定フォームなど記録が残る方法で承諾した時点が正式発注です。電話や口頭だけでは正式発注になりません。正式発注後の変更・キャンセルは、開催日までの日数に応じた規定を確認します。
この記事について料金・人数・対応範囲は当社の確認済み情報をもとに記載しています。会場費、配送費、設営費、周辺地域の対応可否は条件により異なるため、最終見積りでご確認ください。未確認の実績や比較優位は記載していません。